Σύμφωνα με τη σχετική εγκύκλιο, ο υποψήφιος νέος χρήστης του TaxisNet συμπληρώνει ηλεκτρονικά την αίτηση εγγραφής του, δηλώνοντας το όνομα (username) και τον κωδικό πρόσβασης (password) που επιθυμεί να έχει ως χρήστης του συστήματος.
Με την επιτυχή ολοκλήρωση των ελέγχων του συστήματος καταχωρείται η αίτηση και ο χρήστης λαμβάνει σημείωμα στο οποίο αναγράφονται ο Α.Φ.Μ., η ημερομηνία και η ώρα υποβολής της αίτησης καθώς επίσης και η προθεσμία μέσα στην οποία πρέπει να μεταβεί στη Δ.Ο.Υ., για να παραλάβει τον κλειδάριθμο και να ολοκληρώσει το δεύτερο βήμα. Η αίτησή του διαβιβάζεται από το σύστημα TaxisNet στο υποσύστημα ΜΗΤΡΩΟΥ TAXIS.
Τα Φυσικά Πρόσωπα μπορούν να μεταβούν σε οποιαδήποτε Δ.Ο.Υ. ή στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. τους, σε περίπτωση που υπάρχει μεταβολή στα στοιχεία Μητρώου.
Τα Μη Φυσικά Πρόσωπα πρέπει να μεταβούν στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. και μόνον. Ειδική κατηγορία χρηστών αποτελούν οι αλλοδαποί συναλλασσόμενοι με τα Τελωνεία οι οποίοι δεν υποχρεούνται να έχουν Α.Φ.Μ. αλλά αριθμό EORI.
Για τους χρήστες αυτούς δεν απαιτείται προσέλευση στη Δ.Ο.Υ. Το σύστημα μετά την υποβολή της αίτησης εκτελεί ελέγχους για την εξακρίβωση των στοιχείων τους και με την επιτυχή έκβαση των ελέγχων, αποστέλλει στη διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που ο υποψήφιος χρήστης δήλωσε τον κλειδάριθμο.
Ο υποψήφιος νέος χρήστης του TaxisNet μεταβαίνει στο τμήμα Μητρώου της Δ.Ο.Υ. και ζητά την έγκριση της αίτησής του. Απαιτείται αυτοπρόσωπη παρουσία του φορολογούμενου στη Δ.Ο.Υ. εφόσον πρόκειται για Φυσικό πρόσωπο, είτε του νομίμου εκπροσώπου για Νομικά Πρόσωπα και Ενώσεις Προσώπων.
Το μόνο στοιχείο που απαιτείται είναι ο Α.Φ.Μ. και το έγγραφο ταυτοποίησης (αστυνομική ταυτότητα, διαβατήριο κ.λπ.) το οποίο πρέπει να είναι καταχωρημένο στο ΜΗΤΡΩΟ TAXIS.
Εξαιρούνται της αυτοπρόσωπης παρουσίας τα Φυσικά πρόσωπα για τα οποία ο νόμος ορίζει εκπρόσωπο (ανήλικο, αντίκλητο για τον κάτοικο εξωτερικού, δικαστικό συμπαραστάτη κ.λπ.), καθώς και για τις μη εγκατεστημένες στην Ελλάδα επιχειρήσεις της ΕΕ.
Για τα Φυσικά Πρόσωπα που εκ του νόμου εκπροσωπούνται, προσέρχεται ο εκπρόσωπός τους τα στοιχεία του οποίου πρέπει να υπάρχουν καταχωρημένα στο Υποσύστημα ΜΗΤΡΩΟΥ TAXIS. Για τις μη εγκατεστημένες επιχειρήσεις της ΕΕ η διαδικασία θα ολοκληρώνεται απολύτως ηλεκτρονικά χωρίς τη διαμεσολάβηση Δ.Ο.Υ..
Για τα Μη Φυσικά Πρόσωπα προσέρχεται ο νομίμως εκπροσωπών το Μη Φυσικό Πρόσωπο τα στοιχεία του οποίου πρέπει να υπάρχουν καταχωρημένα στο Υποσύστημα ΜΗΤΡΩΟΥ TAXIS.
Για τη περίπτωση που ένα Φυσικό Πρόσωπο ή ο νομίμως εκπροσωπών το Μη Φυσικό Πρόσωπο αδυνατεί να προσέλθει στη Δ.Ο.Υ. για να παραλάβει τον κλειδάριθμο και να ολοκληρώσει τη διαδικασία εγγραφής, θα προσκομίζεται Ειδικό Πληρεξούσιο για τη συγκεκριμένη διαδικασία εγγραφής χρονικής διάρκειας τεσσάρων μηνών .
Ο υπάλληλος εισάγει τον Α.Φ.Μ. και ανακτά από το σύστημα την αίτηση του φορολογούμενου και τα στοιχεία που υπάρχουν καταχωρημένα στο Υποσύστημα ΜΗΤΡΩΟΥ TAXIS. Αν κάποιος έλεγχος αποτύχει τότε η αίτηση απορρίπτεται υποχρεωτικά.
Με την έγκριση της αίτησης το σύστημα εκτυπώνει δύο βεβαιώσεις. Η Βεβαίωση για το χρήστη, υπογράφεται από τον υπάλληλο της Δ.Ο.Υ. και περιέχει τον κλειδάριθμο, ο οποίος είναι απαραίτητος για την ενεργοποίηση του λογαριασμού του.
Η βεβαίωση για τη Δ.Ο.Υ. έγκρισης της αίτησης, υπογράφεται από τον χρήστη και τηρείται σε ειδικό φάκελο στο αρχείο της Δ.Ο.Υ. , ώστε σε περίπτωση που αμφισβητηθεί η υπογραφή του παραλήπτη να υπάρχει το πρωτότυπο έγγραφο. Στη βεβαίωση για τη Δ.Ο.Υ. έγκρισης της αίτησης δεν αναγράφεται ο κλειδάριθμος.
Ο υποψήφιος νέος χρήστης του TaxisNet ενεργοποιεί ηλεκτρονικά τον λογαριασμό του. Στο βήμα αυτό του ζητείται να αλλάξει τον αρχικό κωδικό πρόσβασης (password). Η ενεργοποίηση του λογαριασμού του απαιτεί τη γνώση τριών (3) κωδικών: Το όνομα χρήστη (username), τον κωδικό πρόσβασης (password) και τον κλειδάριθμο, ο οποίος παραλαμβάνεται μόνο από τον ίδιο το χρήστη.
Οι χρήστες του TaxisNet που αυτή τη στιγμή κάνουν χρήση των υφισταμένων ηλεκτρονικών υπηρεσιών, θα διατηρηθούν σε ισχύ. Θα μπορούν να υποβάλλουν κάθε είδους δήλωση . Αν επιθυμούν να κάνουν χρήση των νέων υπηρεσιών που θα παρέχονται σταδιακά (εξουσιοδοτήσεις σε λογιστές, πρόσβαση στη συνολική φορολογική εικόνα, μεταβολές προσωπικών στοιχείων, επιχείρησης κλπ) θα πρέπει να επισκεφθούν τη Δ.Ο.Υ. το αργότερο μέχρι 31/12/2011 προκειμένου να ολοκληρώσουν τη διαδικασία έγκρισης της αίτησης.
Για τους χρήστες αυτούς η Αίτηση Εγγραφής θα γίνει αυτόματα κατά τη διαδικασία μετάπτωσης των στοιχείων των υφισταμένων χρηστών.
Η ένταξη των χρηστών των ΚΕΠ, καθώς και των Δημοσίων Αρχών και Φορέων Δημοσίου γίνεται μαζικά, μέσω επεξεργασίας αρχείου με τους απαιτούμενους χρήστες ανά ΚΕΠ/Φορέα Δημοσίου. Η διαδικασία αυτή δημιουργεί αρχείο με τα παραγόμενα διαπιστευτήρια το οποίο θα αποστέλλεται από τη ΓΓΠΣ σε υψηλότερο επίπεδο φορέα. Σημειώνεται δε, ότι η διαδικασία αυτή θα χρησιμοποιείται και για την αρχικοποίηση των διαπιστευτηρίων των Φορέων δημοσίου.
Στην περίπτωση που ο χρήστης απολέσει τον κλειδάριθμο δεν έχει τη δυνατότητα να αλλάξει το κωδικό πρόσβασης. Για να αποκτήσει νέο κλειδάριθμο θα πρέπει να υποβάλλει νέα αίτηση εγγραφής.
Κάθε νέος χρήστης μπορεί να έχει τους παρακάτω ρόλους :
1. Αυτοεξυπηρετούμενος χρήστης ή και
2. Εκπρόσωπος χρήστη
Τα Φυσικά και τα Μη Φυσικά Πρόσωπα μπορούν να ενεργούν ως Αυτοεξυπηρετούμενοι Χρήστες ή υπό προϋποθέσεις ως εκπρόσωποι άλλων Χρηστών. Οι Φορείς Δημοσίου ενεργούν μόνον για λογαριασμό τους (Αυτοεξυπηρετούμενοι Χρήστες), τα δε ΚΕΠ ως εκπρόσωποι Χρηστών.
Ο λογιστής φοροτεχνικός ελεύθερος επαγγελματίας ή το λογιστικό γραφείο , εφόσον είναι εγγεγραμμένοι χρήστες με τη νέα διαδικασία, μπορούν να αποκτήσουν πρόσθετο ρόλο λογιστή στις υπηρεσίες του TaxisNet, ώστε να ενεργούν για λογαριασμό άλλων φορολογουμένων – χρηστών. Προκειμένου να αποκτήσουν το ρόλο του λογιστή φοροτεχνικού ή λογιστικού γραφείου, θα πρέπει να πληρούνται οι εξής δύο προϋποθέσεις:
1. Να έχουν λάβει άδεια ασκήσεως επαγγέλματος λογιστή φοροτεχνικού ή άδεια λειτουργίας λογιστικού γραφείου από το Οικονομικό Επιμελητήριο Ελλάδος, το αρχείο του οποίου παρέχεται εβδομαδιαία στη Γ.Γ.Π.Σ. με ηλεκτρονικό τρόπο.
2. Στο Υποσύστημα ΜΗΤΡΩΟΥ TAXIS να έχουν Κωδικό Αριθμό Δραστηριότητας (ΚΑΔ) που εμπίπτει στο εύρος των λογιστικών δραστηριοτήτων.
Οι εγγεγραμμένοι ως λογιστές φοροτεχνικοί ή λογιστικά γραφεία εισέρχονται στο σύστημα με τους προσωπικούς τους κωδικούς και επιλέγουν αν θα ενεργήσουν για λογαριασμό τους ή για λογαριασμό των πελατών τους.
Ο εγγεγραμμένος ως λογιστής φοροτεχνικός ελεύθερος επαγγελματίας ή λογιστικό γραφείο, μπορεί να αποδέχεται ή να απορρίπτει ως πελάτες, φορολογούμενους οι οποίοι τον εξουσιοδότησαν. Η αποδοχή ή απόρριψη του πελάτη γνωστοποιείται με αποστολή μηνύματος μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πελάτη – φορολογούμενο.
Κάθε φορολογούμενος που εξουσιοδότησε λογιστή φοροτεχνικό ή λογιστικό γραφείο, μπορεί να ανακαλέσει αυτή την εξουσιοδότηση μέσω του συστήματος. Σε αυτή την περίπτωση ο λογιστής φοροτεχνικός ή το λογιστικό γραφείο μόλις εισέλθει στο σύστημα, θα λάβει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μήνυμα με το οποίο του γνωστοποιείται η διακοπή της εξουσιοδότησης από τον πελάτη.
Επίσης αποστέλλεται μήνυμα, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στους πελάτες ενός λογιστή στις περιπτώσεις που :
1. Απενεργοποιείται ο λογαριασμός του λογιστή φοροτεχνικού ή του λογιστικού γραφείου.
2. Αφαιρείται ο πρόσθετος ρόλος του λογιστή φοροτεχνικού ή του λογιστικού γραφείου.
3. Διακόπτεται ο ΚΑΔ του λογιστή φοροτεχνικού ή του λογιστικού γραφείου στο ΜΗΤΡΩΟ TAXIS.
Κάθε εξουσιοδοτούμενος έχει τη δυνατότητα να υποβάλλει δηλώσεις και να ανακτά τα δεδομένα των προηγούμενων δηλώσεων του πελάτη-φορολογούμενου.
Οι εξουσιοδοτήσεις για υποβολή δηλώσεων για κάθε νέο χρήστη του συστήματος θα λειτουργούν ως εξής:
Κάθε Φυσικό Πρόσωπο μπορεί να εξουσιοδοτήσει λογιστή φοροτεχνικό ή λογιστικό γραφείο. Κατά τη διαδικασία έγκρισης της αίτησης στη Δ.Ο.Υ. δίνεται η δυνατότητα στο φορολογούμενο, αν επιθυμεί, να εξουσιοδοτήσει λογιστή φοροτεχνικό ή λογιστικό γραφείο για όλες τις συναλλαγές του ή διαφορετικό για κάθε ομάδα συναλλαγών.
Ο νόμιμος εκπρόσωπος για τις υποχρεώσεις του Μη Φυσικού Προσώπου, μπορεί να εξουσιοδοτήσει ένα φυσικό πρόσωπο ή τον υπεύθυνο ή το μέλος του Μη Φυσικού Προσώπου ή λογιστή φοροτεχνικό ελεύθερο επαγγελματία ή λογιστικό γραφείο.
Το Λογιστικό Γραφείο για μεν τις δικές του υποχρεώσεις μπορεί να εξουσιοδοτήσει ένα φυσικό πρόσωπο ή τον υπεύθυνο ή το μέλος του Μη Φυσικού Προσώπου-Λογιστικού Γραφείου, για δε τις υποχρεώσεις των πελατών του, εξουσιοδοτεί λογιστές φοροτεχνικούς κατόχους άδειας ασκήσεως επαγγέλματος ή άλλα λογιστικά γραφεία κατόχους άδειας λειτουργίας.
Το σύστημα διενεργεί ελέγχους για τον Α.Φ.Μ. που δήλωσε ο φορολογούμενος και απορρίπτει την αίτηση εγγραφής στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες στην περίπτωση που:
1. ο Α.Φ.Μ. είναι απενεργοποιημένος
2. ο Α.Φ.Μ. ανήκει σε Φυσικό Πρόσωπο που απεβίωσε
3. ο Α.Φ.Μ. ανήκει σε Μη Φυσικό Πρόσωπο το οποίο έχει υποβάλλει δήλωση διακοπής εργασιών
4. ο Α.Φ.Μ. περιέχει στα στοιχεία του Υποσυστήματος ΜΗΤΡΩΟΥ TAXIS στοιχείο ταυτοποίησης που έχει χαρακτηριστεί ως πλαστό.
5. ο Α.Φ.Μ. σύμφωνα με την ΠΟΛ 1128/2010 εμπλέκεται σε παραβατική συμπεριφορά στα πλαίσια διενέργειας ενδοκοινοτικών συναλλαγών
Η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων απενεργοποιεί τους κωδικούς πρόσβασης ενός χρήστη στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες, στην περίπτωση που:
1. ο Α.Φ.Μ. απενεργοποιήθηκε στο σύστημα TAXIS
2. το Φυσικό Πρόσωπο απεβίωσε
3. η Δημόσια Αρχή ή ο Φορέας Δημοσίου καταργήθηκε
4. το Κ.Ε.Π. καταργήθηκε
5. υπάρχουν αποδείξεις ή σοβαρές υπόνοιες για τη μη νόμιμη χρήση των παρεχομένων ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Γ.Γ.Π.Σ. και την κακόβουλη χρήση των κωδικών πρόσβασης
6. ο φορολογούμενος σύμφωνα με την ΠΟΛ 1128/2010 εμπλέκεται σε παραβατική συμπεριφορά στα πλαίσια διενέργειας ενδοκοινοτικών συναλλαγών
7. ο χρήστης των ηλεκτρονικών υπηρεσιών απενεργοποίησε ο ίδιος μέσω συστήματος τους κωδικούς του ή υπέβαλε, αυτοπροσώπως ή δια του νομίμου εκπροσώπου του στην αρμόδια Δ.Ο.Υ., έγγραφη αίτηση με την οποία ζήτησε την απενεργοποίηση των κωδικών του . Η αίτηση διαβιβάζεται στο σύστημα TaxisNet.
8. Ο χρήστης βαρύνεται με ιδιαίτερα σοβαρές παραβάσεις της κείμενης φορολογικής νομοθεσίας ή προκειμένου περί εκπροσώπων άλλων χρηστών , εμπλέκεται σε τέτοιου είδους παραβάσεις των χρηστών αυτών.
Στις ως άνω περιπτώσεις αυτές η απενεργοποίηση των κωδικών πρόσβασης γνωστοποιείται στην αρμόδια Δ.Ο.Υ. και στο φορολογούμενο ο οποίος υποχρεούται να υποβάλλει δηλώσεις και λοιπά στοιχεία σε έντυπη ή μαγνητική μορφή στη Δ.Ο.Υ. ακόμη και αν η υποβολή αυτών είναι υποχρεωτική μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών.