Ο υπουργός Διοικητικής Μεταρρύθμισης ανέφερε ότι «δεν έχουν πάντοτε την απαιτούμενη εγκυρότητα και πληρότητα, ώστε, όταν απαιτείται, να επιτυγχάνεται η σωστή και ταχεία επεξεργασία τους».
Όπως επισημαίνεται, «οι αρμόδιες διευθύνσεις καλούνται να προβούν στην ενημέρωση των προσωπικών μητρώων των υπαλλήλων και στην επικαιροποίηση των περιλαμβανομένων σε αυτά στοιχείων, τα οποία συναρτώνται με τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα των υπαλλήλων και τα υπηρεσιακά τους καθήκοντα, είναι δε πρόσφορα για την αξιολόγηση και κρίση των υπαλλήλων, από το αρμόδιο όργανο, για την κατάληψη θέσεων ευθύνης».
Προστίθεται δε ότι «η πληρότητα των προσωπικών μητρώων είναι απαραίτητη προκειμένου να ολοκληρωθεί η διαδικασία της επιλογής των προϊσταμένων σε θέσεις ευθύνης. Για το λόγο αυτό απαιτείται, μέχρι τις 15 Μαρτίου 2013, να ολοκληρωθεί η ενημέρωση των προσωπικών μητρώων των υπαλλήλων, οι οποίοι θα κριθούν για επιλογή για τις θέσεις προϊσταμένου Γενικής Διεύθυνσης, Διεύθυνσης και Τμήματος».
Σχετικά με την καταχώριση των στοιχείων, τονίζεται ιδιαιτέρως η ανάγκη να καταχωρισθούν οι τίτλοι σπουδών ΑΕΙ και ΤΕΙ για τους ημεδαπούς (οι οποίοι έχουν μόνο αξιολογικό χαρακτηρισμό: άριστα, λίαν καλώς, καλώς), ενώ σε περίπτωση αλλοδαπού τίτλου σπουδών θα πρέπει να υπάρχει αντιστοιχία βαθμολογικής κλίμακας με αυτή της ημεδαπής. Διαφορετικά ο σχετικός τίτλος χαρακτηρίζεται ως αδιαβάθμητος. Ο δεύτερος τίτλος σπουδών λαμβάνεται υπόψη μόνο όταν είναι της ίδιας εκπαιδευτικής βαθμίδας με το βασικό τίτλο σπουδών, σύμφωνα με το ισχύον εκπαιδευτικό σύστημα.
Επίσης, υπάρχει αναφορά σχετική με την αξιολόγηση τίτλων γνώσης ξένης γλώσσας, ενώ εφιστάται η προσοχή των υπηρεσιών στην ενημέρωση των υπαλλήλων για την προσκόμιση δικαιολογητικών και βεβαιώσεων που αφορούν την παρακολούθηση επιμορφωτικών προγραμμάτων, την παρουσίαση εισηγήσεων, ανακοινώσεων σε συνέδρια ή ημερίδες, τη συμμετοχή σε συμβούλια, επιτροπές ή ομάδες εργασίας κ.λπ.
Ακόμη, οι υπηρεσίες θα πρέπει να καταγράψουν για κάθε υπάλληλο που κατέχει θέση ευθύνης τα χρονικά διαστήματα κατά τα οποία ο υπάλληλος αυτός άσκησε τα εν λόγω καθήκοντα, ενώ, τέλος, τονίζεται ότι οι υπηρεσίες οφείλουν να ενημερώνουν τακτικά το προσωπικό μητρώο των υπαλλήλων σχετικά με τυχόν πειθαρχικά παραπτώματα που τέλεσαν και πειθαρχικές ποινές που τυχόν επιβλήθηκαν, καθώς και με τις αναρρωτικές άδειες που έλαβαν.