Το Υπουργείο Παιδείας απέστειλε έγγραφο προς τα στελέχη εκπαίδευσης και τα σχολεία για την εύρυθμη λειτουργία των Δομών Υποδοχής για την Εκπαίδευση των Προσφύγων (Δ.Υ.Ε.Π.). Σε αυτό ορίζονται μεταξύ άλλων και τα κάτωθι. Οι Διευθυντές Εκπαίδευσης προβαίνουν στις παρακάτω ενέργειες:
α) Τοποθετούν τους αναπληρωτές εκπαιδευτικούς στις Δ.Υ.Ε.Π., σύμφωνα με τα προβλεπόμενα περί τοποθετήσεων των αναπληρωτών και προβαίνουν στην άμεση προσωρινή τοποθέτηση αυτών στις λειτουργούσες Δ.Υ.Ε.Π. λαμβάνοντας υπόψη τον αριθμό των τμημάτων. Ειδικά για τη Δευτέρα 10-10-2016 θα λειτουργήσουν οι Δ.Υ.Ε.Π. με τα αντίστοιχα τμήματα, όπως αναφέρονται στο παράρτημα.
β) Συνεργάζονται με τους Σχολικούς Συμβούλους που έχουν την παιδαγωγική ευθύνη των σχολικών μονάδων στις οποίες λειτουργούν οι Δ.Υ.Ε.Π., τους Συντονιστές Εκπαίδευσης Προσφύγων (ΣΕΠ), τους Προϊστάμενους Εκπαιδευτικών Θεμάτων των οικείων Διευθύνσεων Εκπαίδευσης, τους εκπαιδευτικούς που στελεχώνουν τις Δ.Υ.Ε.Π. και τους Διευθυντές ή/και τους Υποδιευθυντές των σχολικών μονάδων καθώς και εκπαιδευτικούς των συγκεκριμένων σχολείων, προκειμένου να ληφθούν όλα τα απαιτούμενα μέτρα για την ομαλή έναρξη λειτουργίας των Δ.Υ.Ε.Π.
γ) Ορίζουν τριμελή ομάδα εκ των ανωτέρω ως υπεύθυνη για την έναρξη και ομαλοποίηση της λειτουργίας εκάστης Δ.Υ.Ε.Π.
δ) Διερευνούν τη δυνατότητα διάθεσης εκπαιδευτικών των σχολικών μονάδων ευθύνης τους για συμπλήρωση διδακτικού ωραρίου στις οικείες Δ.Υ.Ε.Π.
Η υπεύθυνη ομάδα λειτουργίας εκάστης Δ.Υ.Ε.Π.
α) Φροντίζει για την παραλαβή των σχολικών χώρων καθώς και τον καθορισμό αυτών που θα χρησιμοποιούνται για τις δραστηριότητες των Δ.Υ.Ε.Π. σε συνεργασία με τους Διευθυντές των σχολικών μονάδων, οι οποίοι ενημερώνουν για τις ιδιαιτερότητες των χώρων, επισημαίνουν τα σημεία που πρέπει να τύχουν ιδιαίτερης προσοχής και παραδίδουν τα κλειδιά.
β) Η ομάδα παρευρίσκεται καθ’ όλη τη διάρκεια λειτουργίας της Δ.Υ.Ε.Π. τουλάχιστον μέχρι την πλήρη στελέχωσή της από εκπαιδευτικούς και εποπτεύει την εκπαιδευτική διαδικασία με σκοπό την επίλυση και διαχείριση όποιων τυχόν ιδιαίτερων θεμάτων προκύψουν.
Ο αρμόδιος Σχολικός Σύμβουλος παιδαγωγικής ευθύνης της σχολικής μονάδας
α) Έχει την εποπτεία και παιδαγωγική καθοδήγηση της Δ.Υ.Ε.Π., όπως ορίζεται στο άρθρο 11 της ΚΥΑ 152360/ΓΔ4/19-9-2016 (ΦΕΚ Β 3049)
β) Είναι υπεύθυνος για την κατάρτιση του ωρολογίου προγράμματος σε συνεργασία με τον Συντονιστή Εκπαίδευσης Προσφύγων και
γ) Διερευνά τη δυνατότητα συμπλήρωσης διδακτικού ωραρίου εκπαιδευτικών των σχολείων της αρμοδιότητάς του στα Δ.Υ.Ε.Π. και αν προκύπτει εισηγείται αναλόγως στον οικείο Διευθυντή Εκπαίδευσης.
Οι Συντονιστές Εκπαίδευσης Προσφύγων
Τα καθήκοντα των Συντονιστών Εκπαίδευσης Προσφύγων καθορίζονται με το άρθρο 7 της ΚΥΑ 152360/ΓΔ4/19-9-2016 (ΦΕΚ Β 3049). Οι Συντονιστές Εκπαίδευσης Προσφύγων αποτελούν τα κύρια πρόσωπα αναφοράς για το συντονισμό των απαιτούμενων ενεργειών για την απρόσκοπτη λειτουργία των Δ.Υ.Ε.Π. την επίλυση και διαχείριση προβλημάτων που πιθανώς προκύψουν καθ’ όλη τη διάρκεια λειτουργίας τους και κυρίως κατά την έναρξή τους.
Οι εφημερίες των εκπαιδευτικών του ολοήμερου προγράμματος και των εκπαιδευτικών των Δ.Υ.Ε.Π. διέπονται από τις ισχύουσες διατάξεις περί εφημεριών των συστεγαζόμενων σχολικών μονάδων. Το ωρολόγιο πρόγραμμα των Δ.Υ.Ε.Π. ορίζεται στο άρθρο 4 της ΚΥΑ 152360/ΓΔ4/19-9-2016 (ΦΕΚ Β 3049) και συντάσσεται με τη συνεργασία του αρμόδιου Σχολικού Συμβούλου παιδαγωγικής ευθύνης της σχολικής μονάδας, του Συντονιστή Εκπαίδευσης Προσφύγων και του υπεύθυνου εκπαιδευτικού λειτουργίας εκάστης Δ.Υ.Ε.Π. Ειδικότερα, το εκπαιδευτικό πρόγραμμα της πρώτης ημέρας λειτουργίας των Δ.Υ.Ε.Π. περιλαμβάνει την προσαρμογή και εξοικείωση των παιδιών των προσφύγων με τους σχολικούς χώρους και δραστηριότητες υποδοχής αυτών από τους εκπαιδευτικούς και φοιτώντες μαθητές στην περίπτωση που λειτουργεί Ολοήμερο Πρόγραμμα στο σχολείο. Εναλλακτικά και κατά περίπτωση δύναται η ενημέρωση των παιδιών των προσφύγων να γίνει από τους εκπαιδευτικούς στα κέντρα φιλοξενίας, παρουσία των γονέων τους και στη συνέχεια να αναχωρήσουν για τα σχολεία.